Trước khi khởi động các sự kiện quan trọng cho doanh nghiệp như khai trương cửa hàng, ra mắt và giới thiệu sản phẩm, tổ chức fashion show,… Đòi hỏi một quá trình chuẩn bị kỹ càng. Với kinh nghiệm tổ chức sự kiện khai trương cùng các cách tổ chức lễ khánh thành hay nhất đã đồng hành với nhiều tổ chức lớn nhỏ khác nhau, hy vọng qua bài viết dưới đây Á Châu Event có thể giúp các doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan hơn về công tác chuẩn bị cũng như vận hành sự kiện để chương trình đi đến thành công.
Tầm quan trọng của tổ chức sự kiện trong hoạt động doanh nghiệp
Tổ chức sự kiện là một trong những công cụ đắc lực và hiệu quả trong hoạt động marketing của doanh nghiệp. Nhưng để ứng dụng chúng vào các hoạt động truyền thông một cách hiệu quả, trước hết ta cần phải hiểu rõ khái niệm cũng như vai trò của chúng đối với tổ chức.
Tổ chức sự kiện là một trong những nhân tố quan trọng trong các hoạt động truyền thông
Event marketing là gì?
Event marketing hay tổ chức sự kiện, là những chiến lược liên quan đến việc kết nối trực tiếp giữa các doanh nghiệp và khách hàng của họ tại các sự kiện đặc biệt như các buổi biểu diễn hòa nhạc, hội chợ và các sự kiện thể thao,… Ngoài ra các thương hiệu sử dụng event marketing(như chương trình, cuộc thi hoặc bữa tiệc) để tiếp cận người tiêu dùng thông qua việc lấy mẫu trực tiếp vì nó thu hút người tiêu dùng, khách hàng tiềm năng trong khi họ đã ở vị thế sẵn sàng tham gia.
Vai trò của hoạt động Event Marketing
Event Marketing là một trong những yếu tố cần thiết trong chương trình truyền thông marketing tích hợp (IMC) của nhiều công ty. Bởi đây là nơi có nhiều cơ hội quảng cáo tuyệt vời và cũng là cách để thương hiệu kết nối với khách hàng tiềm năng, những khách hàng có lối sống, sở thích và hoạt động nhất định. Thông qua sự kiện, các doanh nghiệp, nhãn hàng có thể kết nối hiệu quả trực tiếp với người tiêu dùng cũng như các khách hàng tiềm năng. Event Marketing là một trong những công cụ hiệu quả để:
-
Gia tăng nhận diện thương hiệu cho doanh nghiệp
-
Tăng tương tác, sự tham gia các hoạt động giữa khách hàng và doanh nghiệp
-
Đem lại cho doanh nghiệp một số lượng khách hàng tiềm năng
-
Tiếp cận, đưa sản phẩm tiếp cận với khách hàng
-
Tăng niềm tin, yêu thích của thương hiệu
Các cách tổ chức lễ khánh thành hay nhất cho doanh nghiệp
Một trong những sự kiện quan trọng như lễ khánh thành yêu cầu một quy trình rõ ràng, cụ thể để có thể kiểm soát sự kiện một cách tốt nhất. Để có được một buổi lễ thành công, doanh nghiệp cần xác định rõ các hoạt động chính tương ứng với 3 giai đoạn: lên kế hoạch, tổ chức, kết thúc. Từ đó có những điều chỉnh, các hoạt động phù hợp với sự kiện cũng như doanh nghiệp của mình.
Lễ khánh thành cần được tổ chức dưới một quy trình chi tiết để có thể thành công
Lên kế hoạch tổ chức cho lễ khánh thành
Trước hết, để lễ khánh thành tổ chức được thành công và đạt hiệu quả việc đầu tiên đó là lên lên ý tưởng, viết kịch bản, nội dung cho buổi lễ khánh thành. Điều đang được các đơn vị tổ chức sự kiện quan tâm và mang đến cho doanh nghiệp là phải làm sao để ý tưởng của bạn thật độc đáo và thu hút đối với người tham gia.
Tiếp theo là địa điểm tổ chức buỗi lễ cho phù hợp với quy mô của nó. Thường địa điểm sẽ chính là nơi công trình dự án vừa hoàn thành. Cần quan tâm đến các vấn đề như bãi đỗ xe, lối đi, để thuận tiện nhất cho người đến tham gia sự kiện. Đồng thời bản kế hoạch cần có các hạng mục cụ thể cho buổi lễ. Liên hệ các đơn vị hỗ trợ thi công cho dự án sự kiện. Chú ý cần có kế hoạch dự thảo chi tiết về thời gian lắp đặt, chạy chương trình demo và thay đổi nếu cần.
Ngân sách cho sự kiện và chi phí dự trù các khoản chi tiêu cần hợp lý, tối ưu. Sau đó bạn xin giấy phép tổ chức sự kiện. Sắp xếp nhân sự và phân chia công việc cụ thể theo nhóm công việc để công việc tiến hành thuận lợi. Điều cuối cùng là bạn nên tổ chức tổng duyệt buổi lễ nếu muốn khi tiến hành chính thức được trơn tru và thuận lợi.
Tiến hành tổ chức lễ khánh thành
Lễ khánh thành được tổ chức bằng các hoạt động mở đầu phổ biến là đón khách. Khách mời được đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp đón tiếp nồng nhiệt tại cổng chào đồng thời hướng dẫn nơi gửi xe cho khách. Tiếp đến đó là các tiết mục văn nghệ để tạo không khí sôi động cho buổi lễ. MC dẫn chương trình, nêu mục đích buổi lễ. Giới thiệu quan khách và mời đại diện lên phát biểu.
Sau khi đại biểu đã phát biểu một số nội dung quan trọng là những tiết mục ca múa nhạc đặc sắc. Mục quan trọng nhất cắt băng khánh thành. Tiết mục múa Lân Sư Rồng không thể thiếu trong buổi lễ, với mục đích chúc cho doanh nghiệp và có ý nghĩa mang đến sự thịnh vượng, làm ăn phát đạt đến với doanh nghiệp. Và cuối buổi lễ là bữa tiệc nhẹ cho quan khách nếu có để tăng thêm sự tương tác, giao lưu với các đối tác trong buổi lễ.
Kết thúc tổ chức khánh thành
Kết thúc buổi lễ sẽ được MC thông báo, cùng với lời cảm ơn những quan khách đến dự buổi lễ khánh thành. Đồng thời chụp ảnh kỷ niệm cùng với đối tác và tặng quà lưu niệm(nếu có) với khách hàng để tạo ấn tượng tốt cho doanh nghiệp. Ngoài ra các nội dung quan trọng trong buổi lễ như nội dung, công bố, hình ảnh… Sẽ được cập nhật trên các nền tảng digital khác của doanh nghiệp để tiếp cận được lưu lượng lớn khách hàng tiềm năng trên mạng xã hội. Từ đó doanh nghiệp sẽ tối ưu được chi phí, có các hoạt động sau sự kiện với khách hàng.
Á Châu Event – đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Khi đã quyết định bước vào việc tổ chức một sự kiện quan trọng, trước hết người tổ chức phải đặt cái tâm vào chính vai trò của người chủ sự kiện. Sau đó, các công tác chuẩn bị và vận hành cần thực hiện dưới sự dẫn dắt của người có kiến thức và kinh nghiệm tổ chức. Nếu chỉ với sự nhiệt tình, tâm huyết, sáng tạo nhưng lại thiếu kiến thức và kinh nghiệm, sự kiện có thể gặp nhiều khó khăn và dễ gặp các vấn đề trong khi khởi chạy.
Á Châu Event – đơn vị hàng đầu cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp
Với nhiều năm kinh nghiệm, đồng hành với nhiều buổi lễ quan trọng trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Công ty tổ chức sự kiện Á Châu với các cách tổ chức lễ khánh thành hay nhất, tự tin đem đến cho khách hàng những buổi ra mắt được đầu tư với hiệu quả chi phí tối ưu nhất, các chương trình hoành tráng, đặc sắc khiến khách hàng khó có thể tìm thấy ở bất cứ đơn vị nào khác. Đến với Á Châu Event, công ty sẽ cung cấp các giải pháp cho doanh nghiệp, hỗ trợ toàn bộ giải pháp, từ khâu lên ý tưởng, kịch bản đến bước triển khai, luôn sẵn sàng đáp ứng các nhu cầu từ khách hàng để đem đến các sự kiện thành công.
Bên cạnh việc mang đến chất lượng dịch vụ hiệu quả cho khách hàng, đội ngũ nhân viên được đào tạo chuyên nghiệp, nhiệt tình, Á Châu Event còn đảm bảo cung cấp đến cho khách hàng của mình những lựa chọn với chi phí tổ chức sự kiện hợp lý và hấp dẫn nhất trên thị trường. Sự hài lòng, lợi ích của khách hàng luôn là thành công và mục tiêu mà Á Châu Event hướng tới.
Bạn là các doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ chưa có nhiều kinh nghiệm Tổ chức fashion show, lễ khánh thành,… nhưng đang có nhu cầu tìm kiếm đối tác? Hãy tham khảo các dịch vụ của Á Châu Event tại website https://sukienachau.com. Để được tư vấn trực tiếp và hỗ trợ miễn phí nhanh nhất, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline 093 961 9998
